حل جميع مشاكل Windows والبرامج الأخرى

11 من أفضل الممارسات لاجتماعات الفيديو الخاصة بـ Microsoft Teams

قد تقضي معظم وقتك في Microsoft Teams تتعاون مع زملائك في العمل عبر المحادثات النصية ، ولكن مع العاملين في المكاتب حول العالم الذين يعملون الآن من المنزل ، فإن إجراء اجتماعات الفيديو في Teams قد اكتسب أهمية متزايدة. بينما لا يزال Skype for Business موجودًا كمنتج منفصل للعملاء القدامى ، قامت Microsoft بتضمين وظائفها في Teams ، والتي تم تضمينها مع اشتراكات Microsoft 365 / Office 365 للأعمال والشركات.

من السهل بدء اجتماع فيديو في Teams ، ولكن هناك طرقًا لتحسين التجربة لك وللمشاركين الآخرين ، سواء كانت محادثة فيديو غير رسمية مع زملاء العمل أو عرض تقديمي للعميل. إليك كيفية تحقيق أقصى استفادة من Teams لاجتماعات الفيديو - أفضل الممارسات قبل الاجتماع وأثناءه وبعده.



ملاحظة: هذه القصة مخصصة بشكل أساسي لمستخدمي الأعمال الذين تمتلك مؤسساتهم اشتراك Microsoft 365 Business Essentials أو Business Premium أو اشتراك Office 365 E1 أو E3 أو E5 على مستوى المؤسسة. على الرغم من أن Microsoft تقدم إصدارًا مجانيًا من Teams ، إلا أنها لا تتضمن العديد من الميزات التي تتناولها هذه القصة ، مثل القدرة على جدولة الاجتماعات أو تسجيلها.



قبل الاجتماع

لإعداد اجتماع فيديو في Teams ، انقر فوق التقويم رمز في شريط الأدوات الأيسر. يؤدي هذا إلى إظهار تقويم في النافذة الرئيسية لمساحة عمل Teams الخاصة بك.

في الجزء العلوي الأيمن ، انقر فوق اجتماع جديد زر. ستفتح شاشة الاجتماع الجديد على النافذة الرئيسية. اكتب عنوانًا للاجتماع ثم أضف عناوين البريد الإلكتروني للحضور - أو إذا كان دفتر عناوين شركتك مدمجًا مع Teams ، فيمكنك فقط البدء في كتابة أسمائهم والاختيار من القائمة التي تظهر. إذا كنت ترغب في دعوة الأشخاص دون مطالبتهم بالحضور ، فانقر فوق اختياري الارتباط الموجود في الطرف الأيمن من حقل الحضور وإضافتهم في الحقل الاختياري الذي يظهر.



IDG

تعد جدولة اجتماع في Teams أمرًا سهلاً ويتكامل مع جهات اتصال وتقويم Office 365. (اضغط على الصورة لتكبيرها).

في السطر التالي ، اختر التاريخ ووقت البدء ووقت الانتهاء. هذا كل ما هو مطلوب حقًا لإعداد اجتماع ، على الرغم من وجود طرق لتعزيز دعوتك ، والتي سنغطيها أدناه. عند الانتهاء من إعداد الاجتماع ، انقر فوق يحفظ الزر أعلى اليمين ، وسيتم إرسال الدعوة.

كيف تصنع شاحن لاسلكي

1. ضبط وقت الاجتماع الخاص بك

إحدى الطرق لمعرفة ما إذا كان الوقت الذي اخترته للاجتماع مناسبًا لجميع الحاضرين هو مجرد جدولته ومعرفة ما إذا كان أي شخص يعترض. هناك طريقة أفضل: في الجزء العلوي من صفحة الاجتماع الجديد ، انقر على مساعد الجدولة التبويب. أسفل الجانب الأيسر من الصفحة التي تظهر ، سترى قائمة بجميع الحضور المطلوب والاختياري الذين دعوتهم ، مع حالة أسفل اسم كل شخص: متاح أو غير متاح أو غير معروف. تستند هذه المعلومات إلى الأحداث التي قام المدعوون بجدولتها بالفعل في تقويم Outlook الخاص بهم. إلى اليمين يوجد عرض جدول يعرض اجتماعات كل شخص المجدولة بالفعل مظللة باللون الأرجواني.



IDG

استخدم مساعد الجدولة للتأكد من تواجد كل من دعوتهم لحضور اجتماعك. (اضغط على الصورة لتكبيرها).

إذا كان أحد المدعوين على الأقل غير متاح في يوم الاجتماع الذي حددته ، فستحدد Teams تلقائيًا الأوقات البديلة ، إن وجدت. ابحث عن وقتي البدء والانتهاء اللذين حددتهما لاجتماعك في الجزء العلوي من الشاشة ؛ أسفل ذلك بقليل سترى الأوقات المقترحة للاجتماع. انقر فوق أحد هذه الأوقات المقترحة ، والذي سيحل محل وقتي البدء والانتهاء اللذين كتبتهما في الأصل.

بدلاً من ذلك ، يمكنك التمرير خلال الأيام في عرض الجدول لمعرفة ما إذا كان هناك يوم آخر به تعارضات أقل من اليوم الذي اخترته في البداية. إذا وجدت يومًا ووقتًا يناسب الجميع ، فانقر فوق التاريخ وأوقات البدء / الانتهاء بالقرب من أعلى الشاشة لتغييرها.

2. شارك جدول أعمال اجتماعك

أثناء جدولة اجتماعك ، من المفيد إضافة جدول أعمال الاجتماع الخاص بك حتى يعرف الجميع ما سيتم مناقشته في الاجتماع ويمكنهم الاستعداد بشكل مناسب.

يوجد في الجزء السفلي من شاشة الاجتماع الجديد مربع تكوين حيث يمكنك إضافة رسالة لتضمينها في دعوة الاجتماع. يعد هذا مكانًا جيدًا لوضع جدول أعمال موجز للاجتماع (خاصةً بتنسيق سهل القراءة مثل جدول أو قائمة ذات تعداد نقطي) ، لكننا نقترح ألا تطول كثيرًا ، لأنه قد يطغى على تفاصيل الاجتماع في البريد الإلكتروني للدعوة.

IDG

يساعد توفير جدول أعمال موجز للاجتماع المدعوين على الاستعداد للاجتماع. (اضغط على الصورة لتكبيرها).

إذا كنت بحاجة إلى تقديم جدول أعمال أكثر تفصيلاً ، فمن الأفضل إرسال بريد إلكتروني منفصل مرفق به ملف .doc أو PDF - أو إذا كنت تستضيف الاجتماع في قناة ، فيمكنك نشر رد على رسالة إعلان الاجتماع باستخدام جدول الأعمال المرفق ، كما هو موضح أدناه.

3. استضف اجتماعك في قناة

في معظم الحالات ، قد ترغب في دعوة أشخاص محددين إلى اجتماعاتك ، ولكن يمكنك بدلاً من ذلك إعداد اجتماع مفتوح تتم استضافته في قناة معينة في Teams. عندما تفعل ذلك ، يمكن لأي عضو في تلك القناة حضور الاجتماع. يمكن أن يكون هذا مفيدًا إذا قمت ، على سبيل المثال ، بإنشاء قناة لمشروع معين وتريد أن يتمكن أي شخص يعمل في المشروع من حضور الاجتماع.

عند إعداد اجتماعك ، انقر فوق أضف قناة في منتصف شاشة اجتماع جديد ، ومن القائمة المنسدلة التي تظهر ، حدد فريقًا وقناة.

IDG

تسمح استضافة اجتماع في قناة لأي عضو في القناة بالانضمام إلى الاجتماع. (اضغط على الصورة لتكبيرها).

بمجرد الانتهاء من جدولة اجتماعك والنقر فوق يرسل ، يتم الإعلان عنها كرسالة ضمن علامة التبويب 'مشاركات' في القناة ، ويتلقى كل عضو في القناة دعوة عبر البريد الإلكتروني. يمكن لأي عضو في القناة نشر رد على الإعلان أو إضافة ملفات أو معلومات أخرى ذات صلة في رده.

IDG

تظهر معلومات الاجتماع في علامة تبويب مشاركات القناة. (اضغط على الصورة لتكبيرها).

من خلال نشر رد على إعلان الاجتماع الخاص بك ، يمكنك إرفاق جدول أعمال الاجتماع كمستند (مثل ملف .doc أو PDF). هذه طريقة جيدة لمنح المدعوين وأعضاء القناة تفصيلاً لما سيتم مناقشته في اجتماعك.

4. اختبر أجهزتك

قبل أن تقود اجتماع فيديو Teams الأول ، قم بإنشاء مكالمة اختبار حيث يمكنك إعداد جهازك للعمل مع Teams. قد تحتاج إلى منح Teams الإذن للوصول إلى ميكروفون الكمبيوتر ومكبرات الصوت والكاميرا ، أحيانًا في أكثر من مكان ؛ تتطلب الإصدارات الحديثة من macOS ، على سبيل المثال ، اتخاذ الخطوة الإضافية لمنح الأذونات في تفضيلات النظام.

رأس الرسالة

هل تخطط لمشاركة شاشتك في الاجتماع؟ قد يتطلب ذلك أيضًا إذنًا منفصلاً. اختبرها واحصل على كل شيء في تربيع الآن.

وبالمثل ، إذا كان أي من المدعوين لديك حديث العهد بمكالمات الفيديو مع Teams ، فاطلب أن يصلوا مبكرًا بعشر دقائق. يمكنك بدء الاجتماع مبكرًا ومنحهم فرصة لتشغيل أجهزتهم بشكل صحيح قبل أن يبدأ الاجتماع.

خلال الاجتماع

5. استخدم تمويه الخلفية أو صورة الخلفية

في اجتماع الفيديو ، يعد المظهر الاحترافي أمرًا مهمًا - ويشمل ذلك ما يظهر خلفك أمام الكاميرا. تعمل ميزة تعتيم الخلفية من Microsoft على ما تقوله تمامًا: تعمل على تعتيم الخلفية خلفك. بدلاً من ذلك ، توفر Microsoft مجموعة من صور الخلفية يمكنك الاختيار من بينها لتظهر خلفك. يساعد استخدام تمويه الخلفية أو صورة الخلفية في إبراز صورتك ، ولن يتشتت انتباه الحضور الآخرين بأي شيء خلفك في الغرفة.

لتشغيل ضبابية الخلفية أو صورة الخلفية قبل تنضم إلى اجتماع مجدول: على طول الجزء السفلي من معاينة الفيديو التي تظهر لك على الكاميرا ، انقر فوق المفتاح الثاني (رمز لقطة الرأس). يظهر جزء إعدادات الخلفية على اليسار. اختر الصورة المموهة في الجزء العلوي الأيمن لتشغيل تمويه الخلفية ، أو اختر إحدى صور الخلفية الأخرى لتظهر أمام تلك الصورة. (تقول Microsoft أنها ستسمح لك في وقت ما بتحميل صورة الخلفية المخصصة الخاصة بك ، لكن هذه الميزة غير متاحة بعد.)

مايكروسوفت

يمكنك تحديد تأثير الخلفية - إما خلفية ضبابية أو صورة خلفية - قبل الدخول إلى الاجتماع (الموضح هنا) أو أثناء وجودك في الاجتماع. (اضغط على الصورة لتكبيرها).

لتشغيل تأثير الخلفية عندما تكون بالفعل في اجتماع: حرك المؤشر لاستدعاء شريط أدوات التحكم في الاجتماع فوق موجز الفيديو الخاص بك. انقر على أيقونة ثلاثية النقاط لفتح قائمة المزيد من الإجراءات ، ثم حدد إظهار تأثيرات الخلفية . سترى جزء إعدادات الخلفية كما هو موضح أعلاه. عند إجراء تحديد في الجزء ، يمكنك النقر فوق معاينة أولاً لمعرفة الشكل الذي ستبدو عليه (يؤدي هذا إلى إيقاف تشغيل الفيديو في الاجتماع) ، ثم انقر فوق تطبيق وتشغيل الفيديو ليظهر للآخرين.

لاحظ أن بعض طرازات الكاميرات الأمامية في أجهزة الكمبيوتر المحمولة أو الأجهزة الأخرى ، أو بعض طرز كاميرا الويب ، قد لا تكون مدعومة من قبل Teams لتأثيرات الخلفية. لاحظ أيضًا أن تأثيرات الخلفية متاحة فقط للاجتماعات المجدولة ، وليس الاجتماعات السريعة.

6. مشاركة الشاشة ، لا تسرف في المشاركة

إذا كنت بحاجة إلى مشاركة المعلومات المعروضة في تطبيق يعمل على جهاز الكمبيوتر الخاص بك (على سبيل المثال ، جدول بيانات مفتوح في Excel) ، فيمكنك مشاركة هذا التطبيق فقط وليس باقي سطح المكتب. يركز هذا انتباه الحاضرين على ما تريد إظهاره لهم في التطبيق فقط. كما أنه يحمي خصوصيتك ، حيث لن يتمكنوا من رؤية المعلومات الأخرى التي قد تكون موجودة على سطح المكتب ، مثل التقويم المفتوح أو تطبيق البريد الإلكتروني.

لمشاركة نافذة تطبيق قيد التشغيل على جهاز الكمبيوتر ، حرك المؤشر لاستدعاء شريط أدوات التحكم في الاجتماع وانقر على يشارك رمز (السهم فوق مستطيل). ستظهر لوحة على طول الجزء السفلي. تندرج الصور المصغرة للتطبيقات التي يتم تشغيلها على جهاز الكمبيوتر الخاص بك ضمن فئة Window. انقر فوق نافذة التطبيق التي تريد مشاركتها مع الآخرين في اجتماعك.

مايكروسوفت

قم بحماية خصوصيتك من خلال مشاركة نافذة تطبيق واحدة ، بدلاً من سطح المكتب بأكمله ، مع المشاركين في الاجتماع. (اضغط على الصورة لتكبيرها).

لاحظ أيضًا الخيارات الأخرى المتوفرة في جزء المشاركة هذا. بالإضافة إلى مشاركة نافذة تطبيق معينة ، يمكنك مشاركة عرض PowerPoint تقديمي ؛ تصفح Teams أو OneDrive أو الكمبيوتر الخاص بك لمشاركة ملف ؛ أو افتح السبورة التفاعلية التي يمكنك أنت والمشاركين الآخرين في الاجتماع ترميزها.

7. الاستفادة من التعليقات الحية

إذا كان أي شخص في اجتماعك يعاني من صعوبة في السمع ، أو لم يكن متحدثًا أصليًا للغة الإنجليزية ، أو كان يواجه مشكلة في سماع الصوت لسبب آخر ، يمكن أن تساعدهم ميزة التسميات التوضيحية المغلقة المضمنة في Teams على متابعة المحادثة بشكل أفضل. يقوم تلقائيًا بتحويل الكلام إلى تسميات توضيحية تظهر أسفل موجز الفيديو في الوقت الفعلي.

مايكروسوفت

يمكن للمشاركين في الاجتماع تشغيل التعليقات المباشرة المغلقة ، والتي تظهر في الجزء السفلي الأيسر ، لمتابعة المحادثة بشكل أفضل. (اضغط على الصورة لتكبيرها).

يمكن لكل مشارك يستخدم تطبيق Teams لسطح المكتب أو الأجهزة المحمولة تشغيل التسميات التوضيحية المباشرة لأنفسهم ، ولكنها غير متوفرة في واجهة الويب. لتشغيل التعليقات المباشرة ، حرك المؤشر لاستدعاء شريط أدوات التحكم في الاجتماع ، وانقر فوق أيقونة ثلاثية النقاط لفتح قائمة المزيد من الإجراءات ، وحدد قم بتشغيل التسميات التوضيحية الحية .

كيفية الوصول إلى وضع التصفح المتخفي

اعلم أنه يتم حاليًا اختبار ميزة التعليقات المباشرة كمعاينة ولا تعمل إلا إذا كنت تتحدث الإنجليزية. ومع ذلك ، فإن مجموعة من عالم الكمبيوتر اختبر المحررون الميزة مؤخرًا وقد تأثروا بشدة بدقتها.

8. سجل اجتماعك

من السهل أن تفوتك نقاط مهمة أثناء الاجتماع ، ولكن يمكنك بسهولة تسجيل اجتماعك. سيتم حفظ ملف الفيديو في خدمة Microsoft Stream في السحابة ، وستتمكن أنت وأعضاء الفريق الآخرون من مشاهدته. هذا مفيد لأولئك الذين فاتهم اجتماعك أو لأي شخص يحتاج إلى الرجوع إلى ما تمت مناقشته في الاجتماع.

لتسجيل اجتماعك ، حرك المؤشر لاستدعاء شريط أدوات التحكم في الاجتماع ، وانقر فوق أيقونة ثلاثية النقاط لفتح قائمة المزيد من الإجراءات ، وحدد ابدأ التسجيل منه. سيرى المشاركون الآخرون في الاجتماع لافتة تخبرهم بأنه يجري تسجيلهم.

مايكروسوفت

يمكن أن يساعدك تسجيل الصوت والفيديو لاجتماعاتك في مراجعة ما تمت تغطيته ومنح الآخرين الذين لم يتمكنوا من الحضور فرصة للمتابعة. (اضغط على الصورة لتكبيرها).

يمكنك إيقاف التسجيل في أي وقت من خلال النقر على أيقونة ثلاثية النقاط والاختيار إيقاف التسجيل . ستتم معالجة التسجيل وحفظه في البث (قد يستغرق بعض الوقت) ، وبعد ذلك ستتمكن أنت والآخرون الذين تمت دعوتهم إلى الاجتماع من مشاهدة الفيديو. (سنغطي ذلك أدناه.)

9. تدوين ملاحظات الاجتماع

ليس من غير المألوف في الاجتماعات إثارة النقاط المهمة أو اتخاذ قرار بشأن بنود العمل - ثم نسيانها على الفور بمجرد انتهاء الاجتماع. للمساعدة في تعقب هذه العناصر ، يمكنك أنت أو أي شخص آخر تدوين الملاحظات التي سيتم حفظها كجزء من الاجتماع في Teams. نظرًا لأنه يتم حفظها مع الاجتماع نفسه ، يمكن الوصول إليها بسهولة للمراجعة لاحقًا.

للبدء ، حرك المؤشر لاستدعاء شريط أدوات التحكم في الاجتماع ، وانقر فوق أيقونة ثلاثية النقاط لفتح قائمة المزيد من الإجراءات ، وحدد إظهار ملاحظات الاجتماع . يظهر جزء ملاحظات الاجتماع على طول الجانب الأيمن من نافذة الفرق. انقر على دون ملاحظات زر وابدأ في كتابة الملاحظات.

بمجرد القيام بذلك ، يظهر شريط أدوات للتنسيق يتيح لك تطبيق قوائم غامقة ومائلة ومميزة وقوائم مرقمة ونقطية وتنسيقات أخرى على النص الخاص بك. انقر على + رمز لإضافة عنوان قسم. يمكنك إنشاء أي عدد تريده من الأقسام للحفاظ على تنظيم الملاحظات. إذا كنت تريد إعادة ترتيب الأقسام ، فانقر فوق أيقونة ثلاثية النقاط الموجودة على يمين أي قسم وحدد تحرك أو تحرك لأسفل .

IDG

يؤدي استخدام جزء ملاحظات الاجتماع إلى إرفاق ملاحظاتك تلقائيًا بالاجتماع في Teams ، مما يسهل العثور عليها لاحقًا. (اضغط على الصورة لتكبيرها).

بعد الاجتماع

10. شارك التسجيل

إذا كنت قد سجلت الاجتماع ، فسيكون التسجيل (بمجرد أن تتاح له فرصة معالجته وحفظه) متاحًا لك وللمدعوين الآخرين للاجتماع عبر صفحة الدردشة الخاصة بالاجتماع في Teams. لا يضر بتذكير أعضاء فريقك بأن التسجيل موجود وجاهز للعرض في أي وقت.

يمكنك أنت أو أي من الحاضرين الآخرين الوصول إليها بالنقر فوق دردشة رمز في شريط الأدوات الأيسر. في جزء الدردشة على يمين شريط الأدوات ، حدد الاجتماع الذي سجلت خلاله الفيديو. ستكون هناك صورة مصغرة للتسجيل المنشور في علامة تبويب الدردشة للاجتماع. انقر فوق الصورة المصغرة لتشغيل الفيديو.

IDG

بمجرد أن تتم معالجته وحفظه ، يظهر تسجيل الاجتماع مباشرة في علامة تبويب الدردشة الخاصة بالاجتماع. (اضغط على الصورة لتكبيرها).

بدلاً من ذلك ، يمكنك النقر فوق التقويم في شريط الأدوات الأيمن ، ابحث عن اجتماعك ، وانقر فوقه لفتحه ، ثم انقر فوق دردشة علامة التبويب في الجزء العلوي من النافذة. تفتح علامة تبويب الدردشة ، وسترى الصورة المصغرة للتسجيل على الصفحة. يمكن أيضًا الوصول إلى الفيديو لجميع المشاركين عبر مايكروسوفت ستريم ، وإذا استضفت الاجتماع في قناة ، فستجد الفيديو منشورًا كرد على إعلان الاجتماع في علامة التبويب المنشورات.

يمكن فقط للشخص الذي سجل الاجتماع مشاركته مع الأشخاص الذين لم تتم دعوتهم إلى الاجتماع. هناك عدة طرق مختلفة للقيام بذلك: إذا كنت ترغب في مشاركة الفيديو مع مؤسستك بأكملها ، فانقر على أيقونة ثلاثية النقاط بجوار الصورة المصغرة للفيديو في صفحة علامة التبويب الدردشة ، ومن القائمة التي تظهر ، حدد يشارك ، ثم انقر فوق يشارك زر.

google pixel on project fi

إذا كنت ترغب في مشاركته مع أشخاص محددين ، فانقر على أيقونة ثلاثية النقاط بجوار الصورة المصغرة للفيديو وحدد خذ رابط ، ثم انقر فوق ينسخ زر. يمكنك لصق الرابط في رسالة بريد إلكتروني وإرساله إلى مستلمين محددين. أو يمكنك النقر على أيقونة ثلاثية النقاط بجوار الصورة المصغرة للفيديو وتحديد افتح في Microsoft Stream . سيتم فتح تسجيل الاجتماع في البث ، ويمكنك النقر فوق يشارك للحصول على رابط مشاركة ، أو إرساله بالبريد الإلكتروني إلى أشخاص محددين ، أو الحصول على رمز لتضمين الفيديو في صفحة ويب.

11. مراجعة ومشاركة ملاحظات الاجتماع

إذا كنت قد قمت بتدوين ملاحظات الاجتماع ، فسيتم إرفاقها بالاجتماع في Teams أيضًا. يمكنك أنت أو الحاضرين الآخرين الوصول إليهم بالنقر فوق دردشة في شريط الأدوات الأيمن ، وتحديد اجتماعك والنقر على ملاحظات الإجتماع التبويب. بدلاً من ذلك ، يمكنك النقر فوق التقويم في شريط الأدوات الأيمن ، حدد اجتماعك ، وانقر فوق دردشة علامة التبويب ، وابحث عن إعلان ملاحظات الاجتماع ، وانقر فوق إظهار الملاحظات في ملء الشاشة . وقد خمنت ، إذا قمت باستضافة الاجتماع في قناة ، فستظهر ملاحظات الاجتماع في علامة التبويب منشورات كرد على المنشور الأصلي حول الاجتماع.

إذا قمت أنت أو أحد الحاضرين بتدوين ملاحظات باستخدام أداة مختلفة ، مثل Microsoft Word ، فيمكنك إضافتها في رسالة متابعة إلى الاجتماع نفسه أو المنشور المتعلق به في القناة.

سيساعد التأكد من قدرة فريقك على مراجعة كل من تسجيل الاجتماع وملاحظات الاجتماع على توضيح ما تمت مناقشته والتأكد من عدم نسيان عناصر العمل.